Reisekostenabrechnung: Tipps und Pauschalen

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Die Reisekostenabrechnung kann Ihnen viel Geld bringen – sofern Sie um Ihre Optionen wissen. Denn wer geschäftlich unterwegs ist, kann einen großen Teil der Unkosten steuerlich absetzen. Anfahrt im Pkw, Übernachtung im Hotel, sogar die Trinkgelder am Zielort sind – meist – abzugsfähig. Karrierebibel sagt Ihnen, was Sie über die Reisekostenabrechnung wissen müssen.

Reisekostenabrechnung: Definition

Die Reisekostenabrechnung fasst alle Kosten zusammen, die durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten zählen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten. Wenn nicht, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen – oder als Betriebsausgaben absetzen. Auch kann der Arbeitgeber die Mehraufwendungen – teils mit Pauschbeträgen – lohnsteuerfrei ersetzen.

Wichtig: Die Reisekosten muss der Arbeitnehmer gewissenhaft aufzeichnen und aufbewahren – zum Beispiel in Form eines Fahrtenbuchs, von Hotelrechnungen und Tankquittungen.

Dienstreise: Was fällt darunter?

Eine Dienstreise muss erstens im Auftrag des Arbeitgebers erfolgen. Und sie muss zweitens entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder im eigenen Pkw angetreten werden. Wird der Dienstwagenbenutzt, trägt der Arbeitgeber bereits alle anfallenden Kosten – der Steuervorteil für Arbeitnehmer fällt damit weg.

In die Kategorie Dienstfahrt fallen typischerweise:

  • Termine beim Kunden (Außendienstfahrten)
  • Wechselnder Einsatzort (z.B. Ingenieure auf Montage)
  • Weiterbildungen
  • Tagungen
  • Messen
  • Kongresse
  • Ausstellungen
  • Märkte

Für Lehrer und Kursleiter zählen auch dazu:

  • Exkursionen
  • Studienfahrten
  • Expeditionen
  • Klassenfahrten

Reisekostenabrechnung Pauschalen: Fahrtkosten oder Pendlerpauschale?

Mit der Pendlerpauschale schenkt der Staat im Prinzip allen Arbeitnehmern 30 Cent pro Kilometer für die einfache Fahrt von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte.

Darüber hinaus gibt es aber noch andere Dienstfahrten, die beruflich veranlasst sind: Geschäftsreisen, Auswärtstätigkeiten beim Kunden, Seminare. Hier greift die Dienstreisepauschale, mit der es die 30 Cent pro Kilometer sowohl für die Hin- als auch für die Rückfahrt gibt. Vorausgesetzt, Sie sind mit einem Pkw unterwegs. Wer andere motorisierte Fahrzeuge nutzt, ein Motorrad zum Beispiel, darf nur 20 Cent pro Kilometer geltend machen.

Alternativ können auch die tatsächlichen Aufwendungen herangezogen werden. Das kann sich bei Vielfahrern lohnen, ist aber deutlich aufwändiger.

Aber wo hört eigentlich Pendeln auf und wo fängt die Dienstfahrt an?

Die Frage stellt sich etwa, wenn der Arbeitnehmer in verschiedenen Geschäftsstellen eingesetzt wird. Wenn beispielsweise eine Verkäuferin abwechselnd in Filiale A und Filiale B kassiert.

Die Vereinfachung des Reisekostenrechts im Jahr 2014 brachte diesbezüglich für Arbeitnehmer eine Vereinfachung – und oftmals auch eine finanzielle Verbesserung. Damals wurde aus der regelmäßigen Arbeitsstätte die erste Arbeitsstätte. Diese wird im Arbeitsvertrag festgelegt. Wenn nicht, übernimmt das einfach das Finanzamt – möglicherweise mit nachteiligen Folgen für den Arbeitnehmer.

Denn die Fahrten zur ersten Arbeitsstätte kann man lediglich mit der Pendlerpauschale absetzen, also 30 Cent pro Kilometer für die einfache Fahrt. Für die zweite Arbeitsstätte aber kann die Dienstreisepauschale angesetzt werden – 30 Cent pro Kilometer für Hin- und Rückfahrt.

Der Tipp vom Steuerberater: Im Fall der Verkäuferin etwa könnte der Arbeitgeber diejenige Filiale als „erste Arbeitsstätte“ in den Vertrag aufnehmen, in der sie seltener arbeitet, die aber näher an ihrem Wohnort liegt. So könnte sie dank der mehr gefahrenen Kilometer zur zweiten Arbeitsstätte steuerlich deutlich mehr absetzen.

Bei der ersten Arbeitsstätte muss es sich aber wohlgemerkt um eine real existierende Einrichtung handeln. Das kann auch eine Bildungseinrichtung oder ein Tochterunternehmen sein.

Reisekostenabrechnung: Verpflegungsmehraufwand Inland

Brötchen, Kaffee, Pizza – auch auf Dienstreisen muss gegessen werden. Die Verpflegungskosten, die auf einer Dienstreise entstehen, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen.

Die Pauschalen greifen, wenn Sie beruflich mehr als acht Stunden unterwegs sind. Seit Januar 2014 gelten folgende Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland:

  • Dauert die Reise mindestens 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand pauschal 24 Euro.
  • Bei mehr als acht Stunden können zwölf Euro geltend gemacht werden.
  • Für den An- und Abreisetag wird der Verpflegungsmehraufwand pauschal auf zwölf Euro festgelegt.

Auch hier hat das neue Reisekostenrecht 2014 die Berechnung vereinfacht. Sind Sie mehr als acht Stunden unterwegs, setzen Sie pauschal zwölf Euro ab. Zuvor hatte es nur sechs Euro gegeben. Außerdem hat der Gesetzgeber weitere Tarifstufen abgeschafft. So bekamen Arbeitnehmer zuvor bei einer 14-stündigen Dienstreise zwölf Euro – jetzt gibt es nur noch die drei oben genannten Abstufungen.

  • Beispiel: Sie reisen am 1. Juni beruflich von Stuttgart nach Leipzig, bleiben dort zwei volle Tage und reisen am 4. Juni wieder zurück. Für den An- und Abreisetag erhalten Sie jeweils zwölf Euro, für die beiden vollen Tage je 24 Euro. Macht summa summarum einen Verpflegungsmehraufwand von 72 Euro.
  • Weiteres Beispiel: Sie fahren morgens um 9 Uhr geschäftlich von Köln nach Düsseldorf und geben an der Uni ein Seminar. Um 14 Uhr setzen Sie sich wieder in den Zug zurück nach Köln und sind letztlich um 16 Uhr im Büro. Verpflegungsmehraufwand für Sie: 0 Euro. Ihre Reise erfüllt nicht die Mindestvoraussetzungen, da Sie ja keine acht Stunden unterwegs sind. Die Pauschale für den Anreisetag gibt es nämlich nur bei mehrtätigen Auswärtstätigkeiten, dann aber unabhängig von deren Länge.

Umgekehrt können Sie die Verpflegungspauschale nur geltend machen, wenn sie maximal drei Monate auf Dienstreise sind. Ist der Aufenthalt länger, geht das Finanzamt nicht mehr von einer Dienstreise aus.

Reisekostenabrechnung 2017: Verpflegungsmehraufwand Ausland

Wenn Sie nicht innerhalb Deutschlands unterwegs sind, sondern die Landesgrenzen überschreiten, gelten andere Pauschbeträge – meist höhere. Der Arbeitgeber kann die Beträge dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen.

Am 1. Januar 2017 hat das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand auf Auslandsreisen bekanntgegeben (siehe Liste unten).

Laut BMF ist…

  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils
    ohne Tätigwerden der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor
    24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland der
    entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Und noch ein Detail: Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Pauschbeträge Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag:

  • Dänemark: 60 Euro
  • Polen: 27 bis 33 Euro (je nach Ort)
  • Tschechien: 35 Euro
  • Österreich: 36 Euro
  • Schweiz: 62 bis 64 Euro
  • Frankreich: 44 bis 58 Euro
  • Luxemburg: 47 Euro
  • Belgien: 41 Euro
  • Niederlande: 46 Euro
  • USA: 51 bis 64 Euro
  • Kanada: 35 bis 52 Euro
  • Australien: 56 bis 59 Euro
  • Großbritannien: 45 bis 62 Euro
  • Brasilien: 47 bis 54 Euro
  • China: 35 bis 74 Euro
  • Japan: 51 bis 53 Euro
  • Südkorea: 58 Euro
  • VAE: 45 Euro
  • Saudi-Arabien: 38 bis 48 Euro
  • Südafrika: 22 bis 29 Euro
  • Indien: 32 bis 50 Euro

Reisekostenabrechnung: Übernachtungskosten Inland

Auch die Übernachtungskosten seines Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzen – in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen. Übernachtungskosten können im Zeitraum von 48 Monaten unbegrenzt als Werbungskosten abgesetzt oder steuerfrei ersetzt werden. Nach diesem Zeitraum sind nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei abzugsfähig.

Das gilt wohlgemerkt nur für Inlandsübernachtungen, für das Ausland gelten wiederum festgelegte Pauschbeträge (siehe nächster Absatz).

Für Übernachtungen in Deutschland gibt es aber noch eine Alternative: Ohne Einzelnachweise können Sie pauschal 20 Euro absetzen. Das ist unter besonderen Umständen ausgeschlossen, wenn etwa dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde.

Reisekostenabrechnung Pauschalen: Übernachtungskosten Ausland

Auch bei Übernachtungen im Ausland können entweder die tatsächlich entstandenen Kosten abgesetzt werden – oder ein Pauschbetrag, der sich von Land zu Land und teilweise innerhalb der Länder noch von Stadt zu Stadt unterscheidet. Die Pauschbeträge werden jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium in Absprache mit den Finanzbehörden festgelegt.

Wichtiger Hinweis: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar, für den Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Beispiel: Für eine Übernachtung in Sydney gilt der Pauschbetrag von 186 Euro, in Hongkong sind es 145 Euro, in Paris 135 Euro. Während eine Übernachtung in der rumänischen Hauptstadt Bukarest mit einer Pauschale von 100 Euro abgesetzt werden kann, gibt es im Rest des Landes nur 62 Euro. Oder Russland: Für St. Petersburg gilt der Pauschbetrag 114 Euro, für Moskau 110 Euro, für Jekaterinenburg 84 Euro und für den Rest des Riesenreichs 58 Euro.

Am unteren Ende des Spektrums befindet sich die Südseeinsel Tonga. Hier steht der Pauschbetrag bei lediglich 36 Euro, im Kosovo sind es 57 Euro, in Kroatien 75 Euro. Aber das sind Ausnahmen: In der Regel liegt der Pauschbetrag in fast jedem Land (und jeder Stadt) bei über 80 Euro.

Pauschbeträge Übernachtungskosten für ausgewählte Länder:

  • Dänemark: 150 Euro
  • Polen: 50 bis 105 Euro (je nach Ort)
  • Tschechien: 94 Euro
  • Österreich: 104 Euro
  • Schweiz: 169 bis 195 Euro
  • Frankreich: 81 bis 135 Euro
  • Luxemburg: 102 Euro
  • Belgien: 135 Euro
  • Niederlande: 119 Euro
  • USA: 138 bis 314 Euro
  • Kanada: 106 bis 142 Euro
  • Australien: 133 bis 186 Euro
  • Großbritannien: 115 bis 224 Euro
  • Brasilien: 110 bis 160 Euro
  • China: 78 bis 145 Euro
  • Japan: 153 bis 156 Euro
  • Südkorea: 112 Euro
  • VAE: 155 Euro
  • Saudi-Arabien: 80 bis 234 Euro
  • Südafrika: 94v124 Euro
  • Indien: 87 bis 145 Euro

Reisenebenkosten abrechnen: Was geht?

Auch hier gilt: Der Arbeitgeber kann die tatsächlich entstanden Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer die entsprechenden Unterlagen – sprich Rechnungen – vorlegt. Diese müssen dann als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werden.

Zu den Reisenebenkosten zählen unter anderem:

  • Telefonkosten
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
  • Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel
  • Mautgebühren
  • Reisegepäckversicherung und Schließfächer für Aufbewahrung
  • Parkgebühren
  • Mögliche Schadenersatzforderungen aufgrund eines Verkehrsunfalls
  • Kosten für WLAN im Hotel

Nicht abgesetzt werden können Bußgelder, Koffer, Massagen, Essensgutscheine, Minibar im Hotel oder Pay-TV. Aber: Sind Sie länger als eine Woche auf Dienstreise, können Sie sogar die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch mit Ihrer Familie von der Steuer absetzen.

 

Ein Beitrag von  Sebastian Wolking (karrierebibel.de) 

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